2009年12月18日

元々のシステム導入の目的は、業務をご依頼いただいているお客様にご迷惑を掛けないよう、より早くスタッフの状況を確認することでした。万が一にもスタッフが遅刻や欠勤をすることで業務に支障をきたさないよう、次の手が打てるようにするためですが、システム導入前はすべて電話あるいはメールでの確認で、社内での情報共有も難しく、確認漏れを完全になくすことは困難でした。

この状況を改善すべくシステムの手助けが必要だったのですが、通常、勤怠管理というと出勤、退勤、勤務時間の把握というものですが、それだけではなく、スタッフが勤務当日に確実に自宅を出発したか、を把握できるシステムを探していました。

結果、導入した仕組みは案件登録からスタートし、スタッフへの打診や確認が確実に行え、売上報告情報の収集までできる、業態にピッタリ合ったシステムとなりました。

システム機能としては、[出発報告]の機能に代表される、携帯電話を利用した機能が標準的に装備されている点を評価しました。[出発報告]は、仕事現場に向かっているスタッフの状況を把握したかったので、この機能を提案された時は、すごい時代になったものだと思いました。

会社としてのキャリアビジョンについては、提案が具体的で、使い手側の状況を理解し解決しようとする姿勢がよかったと思います。

これまでは、シフト希望の受付や仕事の案内、勤務状況の確認などの管理をExcelの共有でやりくりしていました。そのため、記載漏れや入力誤り、Excelのフリーズ等による、情報の精度には問題を感じていました。

その結果、登録スタッフへの対応に偏りが出てしまい、折角登録してくれたスタッフに仕事が行き渡らなかったり、お客様からのニーズに応えきれないと感じることもありました。

また、手作業でのメール発行や確認、夜間にまで及ぶ電話連絡等には人出を割く以外なく、繁忙期は特に大変でした。

＜業務面＞

導入後はスタッフの配置ミスや漏れがなくなったことは言うまでもなく、登録スタッフの希望に沿って、効率よく配置できるようになりました。
特にメリットを感じるのは、スタッフ検索機能です。様々な条件や本人の希望から該当者を検索でき、候補者をピックアップできます。 更に勤務先の最寄り駅からスタッフの最寄り駅間の交通費まで参照できるので、交通費が安い＝勤務先に近いスタッフを選択できるようになりました。これは交通費を全額支給する当社にとって、今まで気になってはいても手がつけられなかった部分ですので、言葉通り価値ある仕組みです。

＜仕事量＞

導入前と導入後を比べると、繁忙期の仕事量は通常期の2倍ですが、これが通常期と変わらないと感じました。言い換えれば、200%から100%へと半減したことになり、これは大変なことです。
具体例としては、これまではスタッフへの仕事の打診から勤務先の決定まで、全てが手作業のメールでのやりとりでしたが、今では、主要なメールはシステムから配信されます。また、スタッフからの返事は画面上で色分けされて表示（NGは赤系、OKは緑系）され、一見して分かる仕組みとなったため、NGの部分だけを再対応するのみとなり、対応時間が大きく削減されました。
ついでに、メールの返信待ち等はいつまで待てばいい、と決まったものではなく、必ず返信が得られるものもないため、このストレスから開放されたことも大きいと思います。

＜営業面＞

ジェイコムに任せてよかった、次もジェイコムに任せよう、と言っていただけるよう、常に業務改善に努めてきました。システム導入もこの一環でしたが、当初想定していたよりも高い効果がありました。
今までは登録者数が少ないのでは、と考えていた点も、システムのバックアップにより解消されました。
今後、お客様からのご依頼も増えていきますが、安心して業務をお任せいただけると自信を持って言い切れます。

マスタ登録をする内容の整理をはじめ、案件情報など各種マスタデータの準備が大変でした。

実際に運用をしてみたところ、仕様打合せの際には出てこなかったシステム要件が見つかりました。

キャリアビジョンの担当者からは、システム導入前と、システム導入後では運用に違いがあるので、この点を考慮しながら機能改善をしていきましょう、との回答も受け取っているので、バージョンアップするとしたら運用に合わせた使い易さの向上でしょうか。

現在、システムを利用しているのは東京支社だけですが、これを全国に拡大していく予定です。

従業員ごとに時給が異なる上に、店舗の時間帯で手当が異なり、さらに交通費の計算方法も店舗で異なるため、計算に大変時間を割いていました。また、従業員が同じ日に他店で勤務する場合には、前述のとおり勤務体系、給与体系が違うため、別々の社員コードを作って管理をしており、個々の社員コードで給与計算をした後で一方の社員コードに合算する必要があり、大変な手間がかかりミスも多くありました。

今後、従業員が増え、管理対象が増える中で、これまでの体系を維持しつつ手間をかけない仕組みを構築したいと思いました。

当社の体系に合った汎用的なシステムが存在せず、新たな仕組みを作らないと無理だという認識があるものの、自社開発をするとコストが掛かるという葛藤の中で勤怠＠WebがASPであり、尚且つカスタマイズができるという点から勤怠＠Webを選択しました。

ASPということで、経費として処理できる月額利用料で利用でき、サーバー運用管理の必要がないという点がよかったです。

既存システムでは店舗で打刻漏れを確認できても、本部に連絡する以外に修正方法がなかったため、修正に時間と手間が二重に掛かっていました。また、本部は修正の手間だけでなく、店舗からの遅すぎる報告にも対応しなければならず、大きな負担が掛かっていました。

この店舗と本部で勤怠状況確認のやりとりは口頭になるため、情報の誤りに気付きにくく、勤怠の締処理から給与確定までに時間が掛かり、ストレスの多い仕組みでした。

店舗でできる管理業務は店舗で行い、本部は店舗での管理業務の確認をするという体制が整えられ、業務の分業がしっかりされるようになりました。また、給与計算代行企業による給与計算システムに、勤怠＠Webの導入をきっかけに改良を加えたことにより、打刻から給与計算・振込処理までがほぼ自動化され、今では総務担当の打刻漏れ対応や事前準備作業、経理担当の振込処理までも、さらなる省力化を進めることが可能になりました。

大半の店舗は業態が異なるため、店舗ごとに手当や交通費などの支給条件が異なります。そのため計算も煩雑でしたが、設定を行うだけで集計が確実に、かつ即時に算出が可能となり、人件費予測などでも効果を発揮しています。

当社の複雑な仕組みをなるべく汎用化するための打ち合わせに想定よりも時間をとられてしまいました。また、通常業務が多忙なため、マスタ登録データの準備に時間がかかり、本稼動直前にあわてることになってしまったことなどがありました。

人事管理システムの追加です。

シフト管理、人件費予測、経理管理、売上予算対比などを行いたいと思っています。

キャリアビジョン担当者からのコメント

勤怠＠Web サービスver.のリリースに当っては、ゼットン様の多業態管理のノウハウを取り入れたものとなっています。

打ち合わせには時間を掛け、ゼットン様が求めている機能、さらにはもっと汎用的に他のお客様でも利用できる機能を、と検討を重ねました。

一日で複数回の勤怠登録とそれぞれの条件で集計ができるというのは、一般的な勤怠管理システムでは持っていない機能でしたので、これを機に飲食店版としてより多くの飲食産業に携わる方々にご愛顧頂ければと思います。また、勤怠＠Web飲食店版と名前がついておりますが、時給管理を必要とする業種様であれば広くご利用いただくことが可能です。

勤怠＠Webの持つ、基本機能やつながる打刻機の多さはそのままに、機能をより充実させたものとなりました。特に、不正打刻防止という点では、指静脈認証を利用した打刻もお薦めしています。

今後もより汎用的に多くのお客様にご利用頂けるシステムを目指して、バージョンアップを進めてまいります。

トーテックアメニティ株式会社は、お客様の「情報化戦略」と「技術戦略」をサポートするサービスを広義のアウトソーシングと捉え、二つのアウトソーシングサービスを事業の柱と位置づけ、お客様の企業価値の向上に力を注いでいます。

情報システム構築をフルサポートする「ソリューションアウトソーシング事業」とメカトロニクスやエレクトロニクスなど幅広い分野に先進技術をご提供する「テクノロジーアウトソーシング事業」を展開しています。「情報」と「技術」をより先鋭化し、独自の「人間力」でお客様の多彩なご要望にお答えしています。

テクノロジーアウトソーシング事業部門では、精度の高い勤怠データをリアルタイムに収集することにより、過重労働対策の迅速な対応や、勤怠管理業務の負担軽減を目的として、勤怠＠Webを導入しました。

勤怠＠Webを選択したポイントとしては、携帯電話やパソコンによる勤怠登録の操作性が良く、ＡＳＰサービスである為自社内ではシステム管理が不要であること、ランニングコストも安いことが挙げられます。

また、パソコンの管理機能は派遣ver.で優れた機能を提供してもらっていますが、より業務に即したシステムにするためにカスタマイズを要望しました。すると、カスタマイズしたい機能を標準機能として共同設計することでカスタマイズ費用を安く抑えませんか？という提案があり、取り組みに対する誠意を感じました。

結果、他社と比べ、1/3～1/6程度の費用で導入することができました。

FAX-OCRからの転換

既存の勤怠管理では、FAX-OCRを利用していました。FAX-OCRの読取精度が低い場合には、誤データの確認作業などに時間が掛かっていました。
勤怠＠Webを導入することにより、高い精度の勤怠データを収集することが可能となったため、確認作業の業務負担が軽減されました。

本社集中処理から拠点分散処理へ

既存の勤怠管理では、全ての勤怠情報を本社に一括して集約するため、本社の業務担当者に掛かる負担が大きかったのですが、本社からも各拠点からも同じ勤怠情報を確認することができるようになったため、勤怠情報の確認作業を各拠点の担当者に任せることができ、本社業務担当者の確認作業に掛かる負担を軽減させることができました。

リアルタイムに対応する

勤怠＠Webは、技術者の勤怠状況をリアルタイムに確認することができ、営業担当者は技術者の勤怠状況を日々確認し、残業時間や休日労働などの過重労働対策について、技術者や派遣先に迅速に対応できるようになりました。

本人が確認・修正する流れ作り

勤怠＠Webでは、予め登録された予定に対して、勤怠登録が正しく行われていない場合には、打刻漏れとしてアラート表示されるので、技術者本人が打刻漏れを意識し、各拠点担当者からの指摘を待たずに自分で打刻漏れを修正させることが可能となりました。

Webブラウザでの簡単操作

勤怠＠Webの操作画面は、インターネット経由でWebブラウザを使って参照しています。用意するものはインターネットに接続できる環境のみで、導入コストを低く抑えることができました。

導入前に準備するものとしてマスタ登録シートがありました。このマスタ登録シートへの情報の準備、また実際に登録されたマスタを確認する作業に時間が掛かりました。

導入当初、階層や就業先マスタで営業担当者が参照する範囲を調整するのに苦心しましたが、現在では参照範囲を自由に設定できる機能が標準機能として追加され、設定が簡単になりました。

導入当初は技術者に操作方法の説明をするのに時間をとられるケースもありましたが、慣れていくにつれ問い合わせも減り、逆にこういう機能を追加するともっと使いやすいのではという建設的な意見を聞けるようになりました。

本社業務部及び各拠点の事務担当者が、技術者の勤怠状況をリアルタイムに把握できるようになりました。

営業部門が担当している技術者の勤怠状況の把握が可能となり、残業・休日出勤等の過重労働に対して、技術者や派遣先へのアクションが可能となりました。

就業先カレンダー、就業先時間軸のマスタ化により、技術者は始業時間／終業時間、勤務区分等を入力するだけとなり、勤怠データの精度がアップしました。

本社業務部門の担当者の勤怠処理業務の負荷が軽減しました。

現在は、勤怠管理に重点を置き、始業・終業時間、勤務区分の報告をしています。

今後は、勤怠申請との連動（ワークフロー）や勤怠データの利用（工数の予実管理・予算作成の基礎資料・各種分析）を検討しており、幅広く勤怠データを利用できるような運用を目指しております。

キャリアビジョン担当者からのコメント

今回、トーテックアメニティ株式会社様への導入がきっかけでお客様の求めている機能について改めて勉強いたしました。

お客様が勤怠＠Webに何を求めているのかを打ち合せをしていく中で理解し、さらにお客様の業務負担軽減のためにできることは何があるのか？という点にこだわり、追加機能をご提案いたしました。

また、ご提案機能を標準機能として取り込むことにより、カスタマイズに掛かる費用を抑えることができ、よかったと思っております。

新しい機能として、時間軸設定や同月内複数就業先での勤怠登録、参照・編集権限設定などが多彩な機能が標準機能として取り入れられました。特に同月内複数就業先での勤怠登録は、人材派遣業様向けの機能として便利な機能の1つとなりました。

今後ご利用いただくお客様にも、勤怠＠Webユーザーの声がぎゅっと詰まった最新版をご提供いたします。

勤怠＠Webはカスタマイズ可能なASPサービスですが、今後もさらに使いやすいシステムを構築するために、標準機能にもお客様の声を取り入れてまいります。

システム構成

Webサーバとデータベースサーバを分けることにより、負荷を分散させる構成となっております。 また、データベースサーバを外部非公開にすることにより、セキュリティを高める働きをしております。

さらに、サーバ監視プログラムを利用したアプリケーション異常時のメール通知や、定時バックアップなど万が一の場合にも迅速に対応できる体制を整えております。

万が一、データセンタが利用不能となった際は、毎日AM5:00時点のデータ保管時点への復旧が可能です。復旧先はキャリアビジョン検証用サーバです。（※通常検証用サーバはWindows Updateや、バージョンアップ適用後の検証等に用いており、お客様ご利用アプリが最適な状態で維持されています。検証用サーバの利用は緊急時のみとし、データセンタが復旧され次第、切替えます。）

ご発注いただいてから納品までの流れ

カスタマイズをされないお客様は最短で2週間程度で勤怠＠Webをご利用いただくことができます。

ご発注（お客様・キャリアビジョン）
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一括マスタ登録用マスタ登録データ準備（お客様・約1週間）
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一括マスタ登録用マスタ登録データ提出（お客様）
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一括マスタ登録（キャリアビジョン）
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マスタ登録データ確認・調整（お客様・約3日）
↓
テスト利用開始（1日～1ヶ月）
↓
本稼動