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ジェイコム株式会社様

導入後はスタッフの配置ミスや漏れがなくなったことは言うまでもなく、
登録スタッフの希望に沿って、効率よく配置できるようになりました。

勤怠管理システム導入の経緯を教えてください

元々のシステム導入の目的は、業務をご依頼いただいているお客様にご迷惑を掛けないよう、より早くスタッフの状況を確認することでした。万が一にもスタッフが遅刻や欠勤をすることで業務に支障をきたさないよう、次の手が打てるようにするためですが、システム導入前はすべて電話あるいはメールでの確認で、社内での情報共有も難しく、確認漏れを完全になくすことは困難でした。

この状況を改善すべくシステムの手助けが必要だったのですが、通常、勤怠管理というと出勤、退勤、勤務時間の把握というものですが、それだけではなく、スタッフが勤務当日に確実に自宅を出発したか、を把握できるシステムを探していました。

結果、導入した仕組みは案件登録からスタートし、スタッフへの打診や確認が確実に行え、売上報告情報の収集までできる、業態にピッタリ合ったシステムとなりました。

勤怠@Web導入の決め手は何でしたか?

システム機能としては、[出発報告]の機能に代表される、携帯電話を利用した機能が標準的に装備されている点を評価しました。[出発報告]は、仕事現場に向かっているスタッフの状況を把握したかったので、この機能を提案された時は、すごい時代になったものだと思いました。

会社としてのキャリアビジョンについては、提案が具体的で、使い手側の状況を理解し解決しようとする姿勢がよかったと思います。

システム導入前の問題点は何でしたか?

これまでは、シフト希望の受付や仕事の案内、勤務状況の確認などの管理をExcelの共有でやりくりしていました。そのため、記載漏れや入力誤り、Excelのフリーズ等による、情報の精度には問題を感じていました。
その結果、登録スタッフへの対応に偏りが出てしまい、折角登録してくれたスタッフに仕事が行き渡らなかったり、お客様からのニーズに応えきれないと感じることもありました。

また、手作業でのメール発行や確認、夜間にまで及ぶ電話連絡等には人出を割く以外なく、繁忙期は特に大変でした。

導入後に変わった点はありますか?

業務面

導入後はスタッフの配置ミスや漏れがなくなったことは言うまでもなく、登録スタッフの希望に沿って、効率よく配置できるようになりました。
特にメリットを感じるのは、スタッフ検索機能です。様々な条件や本人の希望から該当者を検索でき、候補者をピックアップできます。 更に勤務先の最寄り駅からスタッフの最寄り駅間の交通費まで参照できるので、交通費が安い=勤務先に近いスタッフを選択できるようになりました。これは交通費を全額支給する当社にとって、今まで気になってはいても手がつけられなかった部分ですので、言葉通り価値ある仕組みです。

仕事量

導入前と導入後を比べると、繁忙期の仕事量は通常期の2倍ですが、これが通常期と変わらないと感じました。言い換えれば、200%から100%へと半減したことになり、これは大変なことです。
具体例としては、これまではスタッフへの仕事の打診から勤務先の決定まで、全てが手作業のメールでのやりとりでしたが、今では、主要なメールはシステムから配信されます。また、スタッフからの返事は画面上で色分けされて表示(NGは赤系、OKは緑系)され、一見して分かる仕組みとなったため、NGの部分だけを再対応するのみとなり、対応時間が大きく削減されました。
ついでに、メールの返信待ち等はいつまで待てばいい、と決まったものではなく、必ず返信が得られるものもないため、このストレスから開放されたことも大きいと思います。

営業面

ジェイコムに任せてよかった、次もジェイコムに任せよう、と言っていただけるよう、常に業務改善に努めてきました。システム導入もこの一環でしたが、当初想定していたよりも高い効果がありました。
今までは登録者数が少ないのでは、と考えていた点も、システムのバックアップにより解消されました。
今後、お客様からのご依頼も増えていきますが、安心して業務をお任せいただけると自信を持って言い切れます。

導入時に苦労したことは何ですか?

マスタ登録をする内容の整理をはじめ、案件情報など各種マスタデータの準備が大変でした。

今後について

実際に運用をしてみたところ、仕様打合せの際には出てこなかったシステム要件が見つかりました。
システム導入前と導入後では運用に違いがあるので、この点を考慮しながら機能改善をしていきたいと考えています。

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