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トーテックアメニティ株式会社様

営業担当者も技術者の勤怠状況の把握が可能となり、
残業・休日出勤等の過重労働に対して、技術者や派遣先へのアクションが可能となりました。

システム導入の経緯

トーテックアメニティ株式会社は、お客様の「情報化戦略」と「技術戦略」をサポートするサービスを広義のアウトソーシングと捉え、二つのアウトソーシングサービスを事業の柱と位置づけ、お客様の企業価値の向上に力を注いでいます。
情報システム構築をフルサポートする「ソリューションアウトソーシング事業」とメカトロニクスやエレクトロニクスなど幅広い分野に先進技術をご提供する「テクノロジーアウトソーシング事業」を展開しています。「情報」と「技術」をより先鋭化し、独自の「人間力」でお客様の多彩なご要望にお答えしています。
テクノロジーアウトソーシング事業部門では、精度の高い勤怠データをリアルタイムに収集することにより、過重労働対策の迅速な対応や、勤怠管理業務の負担軽減を目的として、勤怠@Webを導入しました。

勤怠@Webを選択したポイントとしては、携帯電話やパソコンによる勤怠登録の操作性が良く、ASPサービスである為自社内ではシステム管理が不要であること、ランニングコストも安いことが挙げられます。
また、パソコンの管理機能は派遣ver.で優れた機能を提供してもらっていますが、より業務に即したシステムにするためにカスタマイズを要望しました。すると、カスタマイズしたい機能を標準機能として共同設計することでカスタマイズ費用を安く抑えませんか?という提案があり、取り組みに対する誠意を感じました。
結果、他社と比べ、1/3~1/6程度の費用で導入することができました。

既存の問題と解決のポイント

FAX-OCRからの転換

既存の勤怠管理では、FAX-OCRを利用していました。FAX-OCRの読取精度が低い場合には、データの確認作業などに時間が掛かっていました。勤怠@Webを導入することにより、高い精度の勤怠データを収集することが可能となったため、確認業務の負担が軽減されました。

本社業務の分担が可能に

既存の勤怠管理では、全ての勤怠情報を本社に集約していたため、本社業務担当者の負担が大きく、課題となっていました。勤怠@Webでは、各拠点からも本社と同じ勤怠情報を確認することができるため、各拠点の担当者と業務を分担することができるようになり、本社業務担当者の負担が軽減しました。

リアルタイムに対応する

勤怠@Webは、技術者の勤怠状況をリアルタイムに確認することができるため、営業担当者は技術者の状況を日々確認し、残業時間や休日労働などの過重労働対策について、迅速に対応できるようになりました。

本人が確認・修正する仕組み作り

勤怠@Webでは、登録済の予定に対して、勤怠登録が正しく行われていない場合には、打刻漏れとしてアラート表示されるため、各拠点担当者が指摘する必要がなく、技術者本人が打刻漏れを意識し、修正することが可能となりました。

Webブラウザでの簡単操作

勤怠@Webの操作画面は、インターネット経由でWebブラウザを使って参照しています。用意するものはインターネットに接続できる環境のみで、導入コストを低く抑えることができました。

導入時に苦労したこと

導入前に準備するものとしてマスタ登録シートがありました。このマスタ登録シートへの情報の準備、また実際に登録されたマスタを確認する作業に時間が掛かりました。

導入当初、階層や就業先マスタで営業担当者が参照する範囲を調整するのに苦心しましたが、現在では参照範囲を自由に設定できる機能が標準機能として追加され、設定が簡単になりました。
導入当初は技術者に操作方法の説明をするのに時間をとられるケースもありましたが、慣れていくにつれ問い合わせも減り、逆にこういう機能を追加するともっと使いやすいのではという建設的な意見を聞けるようになりました。

導入後の効果

本社業務部及び各拠点の事務担当者が、技術者の勤怠状況をリアルタイムに把握できるようになりました。
営業担当者も技術者の勤怠状況の把握が可能となり、残業・休日出勤等の過重労働に対して、技術者や派遣先へのアクションが可能となりました。

就業先カレンダー、就業先時間軸のマスタ化により、技術者は始業時間/終業時間、勤務区分等を入力するだけとなり、勤怠データの精度がアップしました。
同時に、勤怠処理業務担当者の負荷が軽減しました。

今後の展開

今後は、勤怠申請との連動(ワークフロー)や勤怠データの利用(工数の予実管理・予算作成の基礎資料・各種分析)を検討しており、幅広く勤怠データを利用できるような運用を目指しております。

キャリアビジョン担当者からのコメント

今回のトーテックアメニティ株式会社様への導入は、お客様の求めている機能について改めて考える良い機会となりました。
打合せにおいて、お客様が勤怠@Webに求めているものをお聞きし、業務負担軽減のために追加機能として提案したものが、現在では人材派遣業に向けた便利な機能の1つとなっています。
また、その機能を標準機能として取り込むことにより、カスタマイズの価格を下げることもできました。
これからも、勤怠@Webユーザーの声を活かし、さらに使いやすいシステムの開発に尽力いたします。

トーテックアメニティ株式会社

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